Contexte client
Une conciergerie de location saisonnière basée à Marrakech gère des dizaines de propriétés pour le compte de propriétaires locaux et expatriés. Chaque nouveau mandat implique une série d'actions administratives : création d'un dossier client, partage de documents contractuels, mise à disposition d'un espace de suivi pour le propriétaire.
Problèmes identifiés : Onboarding 100% manuel (15-20 minutes par nouveau propriétaire), risque d'oubli, aucune traçabilité des interventions, mots de passe partagés dans des tableurs non chiffrés, pas de CRM structuré.
Infrastructure déployée (Ansible + Proxmox)
L'ensemble de la stack a été déployée sur un serveur Proxmox via des playbooks Ansible - chaque service dans son propre conteneur LXC, provisionné et configuré automatiquement.
Services déployés
- Dolibarr - CRM et gestion des mandats
- Nextcloud - Espaces documentaires propriétaires
- Vaultwarden - Gestionnaire de mots de passe
- n8n - Automatisation des workflows
- Nginx Proxy Manager - Reverse proxy + SSL
Déploiement Ansible
- Création automatique des LXC via API Proxmox
- Configuration système (hardening, fail2ban)
- Installation et paramétrage de chaque service
- Configuration SSL automatique (Let's Encrypt)
- Backups journaliers (snapshots Proxmox)
Workflow n8n - Onboarding propriétaire
Dès qu'un nouveau mandat est créé dans Dolibarr, le workflow n8n se déclenche automatiquement et orchestre l'ensemble de l'onboarding sans intervention humaine.
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1
Déclenchement - Nouveau projet Dolibarr
Webhook ou cron qui détecte la création d'un nouveau projet (mandat propriétaire) dans le CRM.
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2
Récupération des données client
Requête GET vers l'API Dolibarr : nom du propriétaire, liste des biens, informations de contact.
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3
Génération de la structure Nextcloud
Nœud JavaScript qui calcule l'arborescence de dossiers à créer (propriétaire → propriété → Dashboards / Documents / Rapports / Photos).
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4
Vérification des dossiers existants
Requête PROPFIND (WebDAV) pour éviter les doublons en cas de re-déclenchement.
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5
Création récursive des dossiers
Boucle de création via l'API Nextcloud (méthode MKCOL WebDAV) - parent → enfants → sous-enfants.
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6
Configuration des permissions et partages
Le dossier principal est partagé avec le propriétaire (lecture seule pour les dashboards, écriture pour les uploads).
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7
Email de bienvenue + log
Email automatique au propriétaire avec lien d'accès Nextcloud + log JSON de l'opération pour traçabilité.
Résultat - Arborescence Nextcloud
Structure générée automatiquement
📁 Propriétaires/
└── 📁 [Nom_Propriétaire]/
└── 📁 [Nom_Propriété]/
├── 📁 Dashboards/
├── 📁 Documents/
│ ├── contrats/
│ └── factures/
├── 📁 Rapports/
│ ├── mensuels/
│ └── annuels/
└── 📁 Photos/
├── interieur/
└── exterieur/
Vue finale Nextcloud
Stack technique complète
Infrastructure
Applications métier
Automatisation
Exposition
Sécurité
Bénéfices mesurés
Vitesse d'onboarding
Création de l'espace Nextcloud complet en moins de 30 secondes contre 15-20 minutes manuellement.
Gain de temps
5h/mois économisées sur la gestion administrative - 15 min/mandat × 20 mandats/mois.
Expérience propriétaire
Chaque propriétaire accède immédiatement à son espace dédié - image de marque renforcée.
Sécurité
Vaultwarden remplace les tableurs de mots de passe - accès chiffrés, compartimentés par rôle.